各二级学院：

为及时准确做好我校2024届毕业生档案整理与转寄工作，进一步规范档案整理工作流程，确保毕业生档案整理与转寄工作有序开展，现将2024届毕业生档案整理与转寄工作事项通知如下：

一、毕业生档案整理

（一）档案整理对象：2024届毕业生

（二）档案整理的内容

毕业生档案内容：（1）高中档案；（2）党团组织关系；（3）入学登记表；（4）学籍卡；（5）大学成绩单；（6）普通高校毕业生登记表；（7）学生奖惩材料；（8）高等学校毕业生档案转递单（待山东省高校就业信息网结网后打印）等。

要求各二级学院统一整理毕业生档案，将相关材料按档案目录顺序依次排列放入档案袋中，待学生工作部检查合格后，方可封口盖章。

二、毕业生档案整理时间安排

各二级学院于7月17日将整理好的毕业生档案存放至各学院办公室，并填写《青岛工学院2023届毕业生档案统计表》（附件1），学生工作部于7月17—20日到各学院办公室对毕业生档案进行核查，核查合格后由各学院负责人和学生工作部共同进行封口，加盖公章。

三、档案邮寄

我校学生档案投递工作将通过中国邮政“EMS标准快递”方式转递档案。为了能够及时、准确、安全地将学生档案转递到相关人事档案的管理部门，各二级学院要按照以下各项要求进行操作：

1.本次毕业生档案通过“邮政EMS标准快递”进行转递，严禁学生个人携带档案。

2.邮寄档案快递单的打印。邮寄档案快递单的打印由EMS统一打印，各二级学院需在快递袋空白处标注学生姓名及手机号后四位，并对快递袋使用封条封口，加盖“青岛工学院学生处”公章。

3.整理好的毕业生档案存放至各学院办公室，邮寄时间待招生就业处确定邮寄地址再邮寄。

四、工作要求

1.高度重视。毕业生档案涉及毕业生的切身利益，各二级学院要高度重视毕业生档案整理工作，安排专人负责。

2.认真填写。各二级学院毕业班辅导员要按照通知内各项要求认真填写档案内的各类表格，表格及档案袋目录不能有涂改，字迹规范，确保毕业生档案整齐有效。

3.认真审核。各二级学院转交毕业生档案材料前，需认真审核无误后方可转交，确保毕业生档案的准确性。

4.按时完成。请各二级学院严格按照通知要求的时间完成工作，确保毕业生档案整理工作的有序开展。