各二级学院：

为进一步规范学生档案管理，切实做好2024级学生档案的接收、整理和归档工作，现就具体工作及要求通知如下：

一、档案内容：

2024级新生档案材料具体包括：高中档案、党团组织关系、入伍材料、2024年普通高等学校招生考生电子档案（由图书馆打印领取）、青岛工学院学生登记卡（由教务处打印领取）、青岛工学院体检报告（由校医务室打印领取）等。

二、时间安排：

（一）档案袋领取时间：

(二）档案整理时间：10月12日-10月21日。

(三）档案归档时间：

各学院将整理完成的档案妥善保管，以确保其完整性与安全性，档案馆档案交接具体时间另行通知。

三、工作要求：

（一）各学院要高度重视，明确责任。指定专人负责复查本学院新生档案工作，各学院党总支副书记负责最后的审核工作，做到核查过程记录清晰、结果完整准确。

（二）在检查、整理学生档案时，辅导员需亲自打开每份学生档案逐项检查，并认真准确填写《青岛工学院在籍学生档案管理信息一览表》，档案内有对应材料则在相应框内打√，无对应材料打×，如学生无“高中档案”，辅导员需督促学生及时补办，学生本人及辅导员在备注栏内确认签字。

（三）以班级为单位按照学号从小到大排序，认真填写《青岛工学院在籍学生档案管理信息一览表》（附件1），以学院为单位填写《青岛工学院档案交接单》（附件2），以辅导员为单位填写《学生档案移交情况说明》（附件3）。

（四）各二级学院辅导员要按照通知内各项要求认真填写档案内的各类表格，《青岛工学院在籍学生档案管理信息一览表》与档案袋封面目录、与学生内部材料一致，不能有涂改，字迹规范，确保学生档案整齐有效。

（五）工作人员在交接过程中对档案进行全覆盖检查，检查无误后，二级学院交接人、学生工作部监交人、档案馆接收人三方确认签字。

未尽事宜，请与学生工作部联系。

联系人：纪老师

联系方式：0532-82285225