各二级学院：

为进一步规范毕业生档案管理，保障档案材料真实完整、转寄安全高效，确保2026届毕业生档案整理、审核、转递工作有序完成，现将有关事项通知如下：

一、档案整理工作

（一）整理对象

2026届全体毕业生

（二）档案内容

1.高中档案；2.党团组织关系；3.入学登记表；4.学籍卡；5.大学成绩单；6.普通高校毕业生登记表；7.学生奖惩材料；8.高等学校毕业生档案转递单（待山东省高校就业信息网结网后打印）。

要求：各二级学院需按档案目录顺序整理材料，装入档案袋，经学生工作部检查合格后封口盖章。

二、工作时间与安排

（一）档案领取

1.领取地点：档案馆(图书馆二楼)

2.领取方式：以学院为单位领取，领取时填写《青岛工学院档案交接单》（附件1），

3.领取时间安排：无特殊情况请严格按以下时间执行：

（二）档案整理与核查

1.档案存放与表格填写：各学院需将整理完毕的毕业生档案妥善存放至学院办公室，并如实填写《青岛工学院2026届毕业生档案统计表》（附件2）。

2.核查时间通知：学生工作部将另行通知各学院具体核查时间，届时请提前做好档案核查准备。

3.封口盖章流程：核查合格后，由学院负责人与学生工作部工作人员共同对档案袋进行封口，并加盖“青岛工学院学生处”公章。

三、档案邮寄

（一）档案通过“邮政EMS标准快递”转递，严禁学生个人携带。

（二）快递单由EMS统一打印，学院需在快递袋空白处标注学生姓名，用封条封口并加盖“青岛工学院学生处”公章。

（三）整理好的档案暂存学院办公室，并填写《2026届毕业生档案邮寄交接单》（附件4）。

四、工作要求

（一）专人专责：各学院须指定专人全程负责档案管理，确保责任明确。

（二）规范整理：按目录顺序整理材料，准确填写表格，保证字迹清晰、无涂改。

（三）严格审核：移交前全面核对材料，确保内容完整、信息准确。

（四）按时推进：严格按时间节点完成档案领取、整理、核查及邮寄工作。